BAB 5. MANAJEMEN ORGANISASI

MANAJEMEN ORGANISASI

MANAGEMEN

A.     Pengertian dan peranan manajemen

Istilah manajemen memiliki banyak pengertian. Pengertian manajemen menurut Daft (2003;4) yaitu : “Management is the attainment of organizational goals in an effective and efficient manner through planning organizing leading and controlling organizational recources.” Arti dari pengertian manajemen diatas adalah, manajemen merupakan pencapaian tujuan dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan pengorganisasian pengarahan dan pengawasan sumber daya. Secara universal manajemen diartikan sebagai penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran dan kinerja yang tinggi dalam berbagai kegiatan organisasi profit maupun non profit.

Selain kategori besar manajemen, manajer pada berbagai tingkat hirarki memiliki peran manajerial yang berbeda. Seorang peneliti. Henry Mintzberg, mengkategorikan peran seorang manajer dan dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis utama, yaitu :

• Peran Decisional, membutuhkan manajer yang merencanakan strategi dan memanfaatkan sumber daya.

• Peran Interpersonal, memerlukan manajemen untuk mengarahkaan dan mengawasi karyawan dan organisasi.

• Peran Informasi adalah, mereka dimana para manajer memberikan dan mengirimkan informasi.

B.     Latar belakang sejarah manajemen

Bukti adanya praktik-praktik manajemen adalah pembangunan piramida di Mesir, pembangunan tembok besar di Cina. Lalu contoh manajemen lainnya adalah  pada era 1400-an, di Venesia, Italia, adanya pusat perdagangan di Benua Eropa. Ada dua peristiwa bersejarah yang dapat dijadikan sebagai latar belakang dan sejarah manajemen, yaitu pada tahun 1776, dimana Adam Smith menerbitkan bukunya yang berjudul The Wealth of Nations, dimana dalam bukunya ia menggagas manfaat yang dapat diperoleh masyarakat dan organisasi dari penerapan pembagian kerja (division of labor). Peristiwa yang kedua yaitu, revolusi industri di Prancis yang terjadi sekitar abad 18, dimana peran tenaga mesin telah menggantikan tenaga manusia. -

C.     Fungsi dan proses manajemen

Aspek yang dikelola oleh manajemen mencakup produksi, pemasaran, SDM dan keuangan , dan sumbr daya lainnya. Fungsi-fungsi dasar manajemen dapat diringkas menjadi empat fungsi dasar manajemen, yaitu :

• Perencanaan

Fungsi perencanaan mencakup, penetapan sasaran, penetapan strategi, menyusun rencana untuk memadukan dan mengkoordinasikan sejumlah kegiatan untuk mencapai sasaran.

• Pengorganisasian

Fungsi ini mencakup, apa yang harus dilakukan, bagaimana cara melakukannya, siapa yang harus melakukannya, dan siapa kepada siapa harus melapor.

• Memimpin

Tugas seorang manajer adalah bekerja melalui orang lain. Fungsinya adalah mengarahkan dan memotivasi, memengaruhi individu atau tim untuk bekerja sama, dan mencari komunikasi yang efektif untuk menyelesaikan konflik.

• Mengendalikan

Fungsi ini menjamin sesuatu berjalan sesuai dengan semestinya, dengan cara memantau dan menilai kinerja dengan membandingkan kinerja aktual dengan sasaran yang telah ditetapkan.

Fungsi-fungsi manajemen diatas bertujuan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dalam organisasi.

Proses manajemen adalah serangkaian kegiatan dan keputusan seorang manajer sewaktu merancang, mengatur, mengorganisasi, memimpin, atau melaksanakan kegiatan usaha dan mengendalikan usahanya.

D.    Cirri-ciri manager professional

Definisi sederhana tentang profesional dapat diberlakukan pada profesi manajer. Pertama, seorang manajer profesional adalah seorang yang hidup dari profesinya sebagai manajer, bukan manajer amatiran atau bekerja sambilan. Kedua, seorang manajer profesional tentunya diharapkan betul-betul melaksanakan tugasnya layaknya seorang profesional dalam bidang lainnya dan mempunyai kemampuan dan pengetahuan yang tinggi untuk mencapai keberhasilannya.

e. Ketrampilan Manajemen yang Dibutuhkan

Ketrampilan atau kemampuan yang harus dimiliki seseorang untuk menjadi seorang manajer profesional ada 3, yaitu :

• Kemampuan teknis
• Kemampuan Interaksi Antar Manusia.
• Kemampuan dalam Penetapan Visi, Misi, dan Strategis.

E.     Ketrampilan manajemen yang dibutuhkan

Robert L. Katz seorang pendidik dan eksekutif perusahaan, pada awal tahun 1970-an mengemukakan pendapatnya bahwa setiap Manajer membutuhkan minimal tiga Keterampilan Dasar. Keterampilan Dasar tersebut adalah Technical Skills (Keterampilan Teknis), Conceptual Skills (Keterampilan Konseptual) dan Humanity Skills (Keterampilan Manusiawi).

Memperhatikan perkembangan bisnis yang sangat pesat dewasa ini, saya berpendapat bahwa Keterampilan Dasar yang diperlukan bagi seorang manajer saat ini harus mencakup hal yang lebih luas lagi. Karena itu penulis menggolongkan Keterampilan Dasar Manajerial menjadi: Technical Skills, Conceptual Skills dan Soft Skills.

1. Technical Skills (Keterampilan Teknis)
Adalah kemampuan untuk mengapli-kasikan pengetahuan, metoda, atau teknik spesifik dalam bidang spesialisasi tertentu. Keterampilan ini merupakan pemahaman dan kecakapan melakukan aktivitas pekerjaan yang berhubungan dengan bidang khusus atau pekerjaan tertentu.
Keterampilan Teknis biasanya lebih banyak berhubungan dengan keahlian tangan atau fisik lainnya, namun ada juga beberapa keahlian non-fisik yang bersifat teknis, seperti keahlian teknis bagi seorang akuntan dan salesman. Berikut ini adalah beberapa contoh keterampilan teknis :
Contoh keahlian teknis yang dimiliki seseorang dalam bidangnya masing-masing: ahli bedah, ahli teknik, pemain musik, pemain sepak bola, akuntan, ahli komputer, artis penyanyi, dan sebagainya.
Contoh keterampilan teknis yang harus dikuasai oleh seorang karyawan akuntansi, mampu membuat : jurnal, rugi laba, neraca, dan sebagainya.
Contoh keterampilan teknis yang harus dikuasai oleh seorang supervisor IT meliputi : pemrograman, instalasi sistem komputer, pemeliharaan hardware komputer, dan sebagainya.
Contoh keterampilan teknis yang harus dikuasai oleh seorang sales, misalnya: teknik presentasi, teknik negosiasi, teknik closing, teknik mengatasi pelanggan yang marah, teknik mempengaruhi konsumen, dsb.

2. Conceptual Skills (Keterampilan Konseptual)
Adalah kemampuan untuk memandang dan memahami suatu persoalan, suatu issue atau organisasi secara keseluruhan dan mengordinasikan serta memadukan semua bagian-bagiannya yang saling terkait untuk kepentingan atau kegiatan organisasi.
Keterampilan ini merupakan pemahaman dan kecakapan dalam menjalankan fungsi-fungsi manajerial, meliputi proses perencanaan, pengorganisasian, pendelega-sian, pengontrolan, evaluasi dan pemecahan masalah, dsb.
Secara teori konsep ini sangat sederhana namun banyak manajer dan supervisor yang belum bisa membedakan antara keterampilan teknis dan keterampilan konseptual. Untuk menjelaskan perbedaan diantara keduanya, perhatikanlah ilustrasi berikut ini.
Jika saya bertanding catur dengan Utut Adianto, apa yang membedakan keterampilan permainan catur saya dan Utut?
Apakah keterampilan teknis yang saya kuasai sama dengan keterampilan teknis yang dikuasai Utut? Ya, tentu saja sama. Karena cara Utut menjalankan bidak akan sama dengan cara saya menjalankannya. Begitu pula cara saya memainkan kuda, langkahnya sama persis dengan Utut memainkan kuda. Tidak mungkin langkah kudanya jungkir balik, sehingga berbeda dengan cara yang saya lakukan.
Bagaimana dengan keterampilan konseptual nya? Nah, ini baru berbeda. Saat Utut Adianto memajukan bidaknya selangkah ke depan, pasti dalam pikirannya sudah tergambar jelas puluhan langkah berikutnya. Ini berbeda dengan saya yang hanya bisa berfikir untuk satu dua langkah ke depan. Utut, bahkan bisa bermain catur buta (bermain catur tanpa harus melihat papannya). Itulah yang dimaksud dengan Keterampilan konseptual.
Demikian halnya dalam manajemen. Seorang manajer yang memiliki keterampilan konseptual yang baik, akan mampu berfikir jauh ke depan.

3. Soft Skills (Keterampilan Non-Teknis)
Merupakan keterampilan mengelola diri sendiri dan bersosialisasi dengan orang lain yang didasarkan pada nilai-nilai yang dianut dalam kehidupan seseorang, termasuk didalamnya tentang pola pikir (mindset), sistem kepercayaan (belief system), kematangan emosi (emotional maturity) dan kepercayaan diri (self confidence) seseorang.
Soft-skill bersifat intangible, kecakapannya tidak bisa diukur tapi pengaruhnya dapat dirasakan, dan kadar kualitasnya bisa disadari atau tidak disadari oleh seseorang.
Belajar mengemudikan mobil adalah keterampilan teknis dan cara kita bereaksi ketika ada orang melintas atau menyebrang di depan mobil saat mengemudi, adalah keterampilan soft-skill. Apakah kita akan menabrak orang yang melintas itu, atau mendampratnya dengan kata-kata kasar, atau kita mengerem-nya secara mendadak tanpa melihat situasi di belakang, tergantung seberapa baik kemampuan soft-skill kita.
Dalam keterampilan manajemen, yang termasuk dalam keterampilan soft-skill diantaranya adalah kemampuan untuk memimpin, memotivasi, mengelola konflik, berkomunikasi dengan efektif, bekerja sama, menumbuhkan partisipasi, memberdayakan rekan kerja dan bawahan, dan lain-lain.

Walaupun ketiga keterampilan ini penting bagi seorang manajer, namun arti pentingnya relatif tergantung pada tingkatan manajer itu dalam organisasi. Dengan kata lain, ini memberi petunjuk kepada kita, terhadap keterampilan mana yang bobotnya perlu kita beri perhatian lebih, sesuai dengan jabatan yang sedang atau akan kita pegang.

Keterampilan Teknis merupakan keterampilan yang paling penting bagi manajer lini pertama atau supervisor. Keterampilan soft-skill penting bagi semua manajer pada setiap jenjang. Sedangkan keterampilan konseptual akan meningkat kebutuhannya seiring dengan bertambah tingginya kedudukan seorang manajer dalam suatu jenjang manajemen, sesuai dengan hirarkis wewenang dan tanggung jawabnya dalam suatu organisasi.

Konsep ini seringkali tidak dipahami oleh banyak manajer, sehingga mereka menjadi tidak efektif dalam bekerja, terutama setelah karir mereka terus meningkat menempati posisi yang lebih tinggi. Mereka tidak sadar bahwa keterampilan manajerialnya harus terus-menerus ditingkatkan, untuk menyesuaikan dengan tingkat manajemen (jabatan) barunya. Mereka seringkali terbuai oleh keterampilan teknis yang telah sangat dikuasainya.
Padahal untuk menjadi seorang Eksekutif (Manajer Puncak) yang inovatif dan efektif memerlukan keahlian dan keterampilan yang berbeda dengan keahlian dan keterampilan yang dikuasainya saat menjadi Manajer. Demikian juga keterampilan yang diperlukan bagi seorang manajer, berbeda dengan keterampilan yang diperlukan bagi seorang supervisor.

ORGANISASI

A.    Definisis organisasi

Organisasi merupakan sekelompok individu yang terstruktur dan sistematis yang berada dalam sebuah sistem. Definisi lain menyebutkan, organisasi adalah wadah untuk sekelompok individu berinteraksi dengan wewenang tertentu

B.     Pentingnya mnegenal organisasi

  Terciptanya hubungan yang baik antar anggota.

  Setiap anggota telah mengetahui tugas dan tanggung jawabnya dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

  Spesialisasi dalam melaksanakan tugas.

C.     Bentuk-bentuk organisasi

• Organisasi Garis (oleh : Henry Fayol)

Organisasi yang paling sederhana dan sudah sangat tua. Digunakan di kalangan militer dengan karyawan yang masih sedikit dan saling kenal. Spesialisasi pekerjaannya pun belum terlalu tinggi.

• Organisasi Fungsional (oleh : F.W. Taylor)

Pimpinan-pimpinan yang ada, tidak memiliki bawahan yang jelas, karena setiap pimpinan mempunyai wewenang untuk memberikan komando selama masih ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.

• Organisasi Staf dan Garis (oleh : Harrington Emerson)

Biasanya dipakai pada organisasi yang besar dengan daerah kerja yang luas dan bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit. Memiliki tenaga staf atau tenaga ahli lebih dari satu untuk memberikan nasihat atau saran.

• Organisasi Staf dan Fungsional

Organisasi staf dan fungsional merupakan organisasi gabungan antara staf dan fungsional. Memiliki kelebihan dan kelemahan seperti organisasi staf dan organisasi fungsional.

D.    Prinsip-prinsip organisasi

Prinsip dari organisasi menawarkan petunjuk untuk menciptakan efisiensi dan efektivitas struktur organisasi. Dengan kata lain, prinsip-prinsip ini adalah kriteria dari proses organisasi yang efisien. Pakar manajemen menyebutkan, statement khusus terkait dengan prinsip organisasi dalam manajemen. Beberapa prinsip organisasi itu antara lain :

• Kesatuan Tujuan.
• Divisi Kerja dan Spesialisasi.
• delegasi Kewenangan/
• Koordinasi.
• Kesatuan Komando.
• Fleksibilitas.
• Sederhana.
• Rentang Kendali.
• chain of Command.
• Prinsip Pengecualian.
• Wewenang dan Tanggung Jawab.
• Efisiensi.
• Keseimbangan yang Wajar.
• Pemisahan fungsi lini dan staf.

E.     Ketrampilan managemen yang dibutuhkan

Ketrampilan yang harus dimiliki pada setiap manajer berbeda-beda. Pada tingkatan manajer paling atas (Top Manager) membutuhkan kemampuan konseptual daripada yang lainnya. Manajemen paling bawah lebih memerlukan ketrampilan  teknikal, seperti akuntansi, komputer, dan lain-lain. Ketrampilan ketiga, yaitu ketrampilan berkomunikasi dimana ketrampilan ini dibutuhkan dalam semua tingkatan manajemen.

F.      Sebab keberhasilan

Sebab keberhasilan dan kegagalan suatu organisasi sangat berhubungan dengan para anggotanya. Sebab keberhasilan organisasi karena adanya kerja sama yang baik antara anggota dalam suatu organisasi, sehingga tercipta keberhasilan di dalam organisasi tersebut. Sebab kegagalan organisasi adalah adanya faktor intern dalam organisasi tersebut